Przechowywanie różnorodnych dokumentów jest ważne zarówno w przypadku osób prywatnych, jak i firm. Dzięki temu można mieć kontrolę nad istotnymi sprawami. Kilka porad dla osób prywatnych i właścicieli przedsiębiorstw znajdziesz w kolejnych akapitach.
Jak długo przechowywać dokumenty – informacje dla osób prywatnych
Chociaż nie zawsze zwracamy na to szczególną uwagę, na co dzień możemy mieć do czynienia z wieloma dokumentami. Oto lista tych, które warto przechowywać:
-
Dokumenty stanowiące potwierdzenie zakupów – to szczególnie ważne w przypadku droższych produktów. Dokumenty te warto przechowywać przez czas, w jakim obowiązuje gwarancja.
-
Rachunki za świadczenia okresowe (media, gaz, prąd) – warto przechowywać je przez 3 lata od daty opłacenia.
-
Dokumenty podatkowe – powinno przechowywać się je przez 5 lat licząc od końca roku, w którym zostało złożone zeznanie podatkowe.
-
Dokumenty związane z kredytem lub pożyczką – warto przechowywać je aż do czasu otrzymania zaświadczenia o spłacie zobowiązania.
Wiesz już, jak długo przechowywać powyższe dokumenty. Pamiętaj, że w wielu przypadkach możesz wykorzystać nowoczesne rozwiązania, dzięki którym bezpieczne przechowywanie danych jest łatwiejsze. Tak na przykład dokumenty stanowiące potwierdzenie zakupów można przechowywać w aplikacji sklepu, który oferuje taką możliwość.
Jak długo przechowywać dokumenty – informacje dla osób prowadzących firmę
Również w przypadku firmy przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne. Oto przykłady:
-
Dokumenty związane ze stosunkiem pracy – trzeba przechowywać je przez 50 lat od dnia zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy.
-
Dokumenty rachunkowe – należy przechowywać je przez 5 lat. Są to dokumenty księgowe, inwentaryzacyjne, kopie i oryginały faktur, kopie rachunków.
-
Dokumenty rozliczeniowe, zgłoszeniowe i płatnicze ZUS – trzeba przechowywać je przez 5 lat.
Warto znać także odpowiedź na pytanie: jak długo przechowywać umowy z kontrahentami? Taką dokumentację należy przechowywać przez 3 lata. Tyle wynoszą bowiem roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Niezależnie od tego, czy chodzi o dokumenty prywatne, czy też te związane z prowadzeniem firmy, należy pamiętać o ich odpowiednim zabezpieczeniu. Wyciek danych do internetu jest bowiem poważnym zagrożeniem. Warto korzystać z bezpiecznych nośników danych, a także regularnie wykonywać formatowanie komputera. Duże znaczenie ma także ustawianie silnych haseł i zmienianie ich co jakiś czas.
