Zakończyła się realizacja projektu pn. Budowa społeczeństwa informacyjnego poprzez rozwój technologii informacyjnych sprzyjających zdalnej obsłudze spraw obsługiwanych w Starostwie Powiatowym w Zgierzu, w ramach którego utworzono i wdrożono elektroniczną administrację w budynkach Starostwa Powiatowego w Zgierzu, przy ul. Sadowej 6a i Długiej 49.
Na informatyzację urzędu Powiat Zgierski otrzymał prawie milion czterysta tysięcy złotych dofinansowania z Unii Europejskiej (ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego). Aby sprostać oczekiwaniom klientów Starostwa z zakresu dostarczania usług publicznych konieczne było podjęcie następujących działań:
- Wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) wraz z Elektroniczną Skrzynką Podawczą (ESP) zintegrowanego z Biuletynem Informacji Publicznej
- Przebudowa Biuletynu Informacji Publicznej i Portalu Powiatu Zgierskiego
- Wdrożenie podpisów elektronicznych dla pracowników urzędu
- Wdrożenie systemów usprawniających zarządzanie jednostką samorządową: systemu finansowo-księgowego i systemu do inwentaryzacji i ewidencjonowania sprzętu
- Modernizacja infrastruktury sprzętowej i sieciowej oraz przebudowa budynków serwerowni
- Instalacja nowych urządzeń informatycznych
- Wdrożenie systemu telefonii VoIP
Na potrzeby wdrożenia w urzędzie elektronicznej administracji konieczna okazała się wymiana serwerów, które nie spełniały wymagań niezbędnych do wdrożenia nowych aplikacji i usług. Wdrożenie nowego systemu finansowo-księgowego pozwoliło na bardziej optymalną pracę i wspomogło zarządzanie placówką. Do prawidłowego funkcjonowania nowych rozwiązań i pełnego wykorzystywania ich możliwości potrzebna była również modernizacja zaplecza infrastruktury sieciowej (gniazda sieciowe, okablowanie), a także remont pomieszczeń serwerowni. Przebudowa sieci elektrycznej i teleinformatycznej w obydwu budynkach Starostwa Powiatowego w Zgierzu, która zakończyła się w czerwcu 2010 roku umożliwiła wprowadzenie systemu telefonii internetowej VoIP (Voice over Internet Protocol), pozwalającej na prowadzenie rozmów za pośrednictwem Internetu lub innych sieci bazujących na protokole IP. Usługa taka pozwala na olbrzymie obniżenie kosztów rozmów w porównaniu z tradycyjną usługą telefoniczną.
Od dwóch miesięcy urzędnicy zatrudnieni w Starostwie Powiatowym w Zgierzu pracują przy użyciu wdrożonego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, który jest zintegrowany z portalem Biuletynu Informacji Publicznej i kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jego zadaniem jest usprawnienie tradycyjnego sposobu pracy z papierowymi dokumentami na poziomie przyjmowania i wysyłania korespondencji, załatwiania spraw w urzędzie, także archiwizacji i innych czynności wynikających z instrukcji kancelaryjnej urzędu. System umożliwia składanie podpisanych elektronicznie dokumentów (wniosków, podań) za pośrednictwem Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta (EBOI) z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, przy tym na bieżąco rejestruje całą historię zmian rozpatrywanego wniosku. Każdy mieszkaniec posiadający komputer z dostępem do Internetu może bezpiecznie przesłać wniosek do urzędu i oczekiwać na informację o sposobie realizacji.
Nowy system wprowadza poprawę jakości usług i oszczędność czasu. Urzędnik w ramach swoich uprawnień jest w stanie w bardzo krótkim czasie dotrzeć do szukanego dokumentu związanego z daną sprawą. Cały proces jest monitorowany. Kontroli podlegają prawidłowy tryb i czas załatwiania spraw.
Zakończeniem i podsumowaniem okresu rzeczowej realizacji projektu było spotkanie informacyjno-promocyjne poświęcone wdrożeniu nowych technologii teleinformatycznych w Starostwie Powiatowym w Zgierzu. Impreza odbyła się w dniu 13 grudnia 2010 r. o godzinie 11:00 w Sali konferencyjnej. Spotkanie zainaugurował Starosta Zgierski Krzysztof Kozanecki oraz Wojciech Budziarski Członek Zarządu Powiatu Zgierskiego. Wśród zaproszonych gości znaleźli się przedstawiciele gmin, powiatowych placówek oświatowych i wychowawczych, Komendant Powiatowy Policji w Zgierzu, Dyrektor PZOZ w Zgierzu oraz naczelnicy i pracownicy wydziałów Starostwa. W trakcie imprezy zaprezentowane zostały urządzenia i systemy informatyczne pozwalające mieszkańcom na bezpieczne i wygodne kontaktowanie się z urzędem w celu załatwienia spraw indywidualnych. Spotkanie było okazją do zastanowienia się nad możliwością rozprzestrzenienia procesu informatyzacji w całym powiecie oraz do podjęcia dyskusji na temat strategicznych założeń koncepcji rozwoju informatyzacji Powiatu Zgierskiego na lata 2011 – 2015. Spotkanie odbyło się pod hasłem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013: „Fundusze Europejskie dla rozwoju regionu łódzkiego”.
