Wielu przedsiębiorców prowadzi swoją księgowość samodzielnie. Wymaga to jednak nauki księgowości krok po kroku, a przede wszystkim czasu, który można przeznaczyć na dodatkowy projekt lub zaangażować się w zdobywanie kapitału dla firmy. Stąd coraz częściej przedsiębiorcy, zarówno Ci którzy dopiero zaczynają, jak i Ci posiadający rozwijający się biznes decydują się na wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego. Przed podpisaniem umowy o prowadzenie księgowości, muszą jednak wybrać firmę, która będzie spełniać ich wymogi, a my postaramy się doradzić jakimi kryteriami się kierować przy jej wyborze.
Jakie są wady i zalety zewnętrznego biura księgowego?
Zewnętrzne biuro rachunkowe prowadzi księgowość firmy w ramach podpisanej z przedsiębiorcą umowy. Jest to zastępstwo dla samodzielnego prowadzenia księgowości lub kosztownego
w utrzymaniu działu finansowego we własnej firmie. Przez zawarcie umowy z zewnętrznym biurem rachunkowym unika się problemów związanych z rekrutacją księgowych oraz kadrowych, a także ponosi się koszty mniejsze niż w wyniku zatrudnienia takich osób na pełen etat. Mamy także gwarancję złożonego zespołu o różnych, uzupełniających się kompetencjach, które w razie problemu o charakterze księgowym, będą w stanie jemu zaradzić bez konieczności wynajmowania i ponoszenia kosztów profesjonalnego doradcy. Dodatkowo, podpisując umowę z zewnętrznym biurem, unikamy nauki księgowości krok po kroku i nie musimy martwić się o kolejne zmiany prawne, bo o to zadba profesjonalny podmiot.
Księgowość wewnętrzna lub jej samodzielne prowadzenie, może stać się w przyszłości ograniczeniem. Przez outsourcing księgowości do innego podmiotu zapewniamy sobie ciągłość pracy, gdyż nieprzewidziana nieobecność dedykowanej księgowej, nie oznacza, że nasze sprawy zostaną zawieszone. Zostanie nam przydzielona osoba na zastępstwo, która zadba o ciągłość pracy. Wzrastające potrzeby firmy również stanowią podstawę dla wyboru biura księgowego zamiast stworzenia działu wewnętrznego w przedsiębiorstwie lub samodzielnego rozliczania. Zatrudniając księgową lub samodzielnie prowadząc księgowość musimy liczyć się z tym, że możemy nie mieć wiedzy w danym temacie np. optymalizacji podatkowej w świetle zmieniających się przepisów. Będzie wiązało się to z dodatkowymi kosztami profesjonalnego doradcy, który uzupełni naszą wiedzę. Przede wszystkim zaoszczędzamy czas i zasoby, które poświęcilibyśmy na wewnętrzną księgowość. Obciążenie się dodatkowymi obowiązkami jak kontrola pracy działu księgowości, czy samodzielne rozliczanie, zabiera nam kolejne godziny, które możemy przeznaczyć na rozwój firmy. Wybór księgowości zewnętrznej pozwala skupić się przedsiębiorcy na prowadzeniu działalności i maksymalizacji zysków, zamiast skupiania się na zagadnieniach księgowych.
Podejmując współpracę z zewnętrzną księgowością konieczne jest uiszczenie opłaty, która najczęściej występuje w formie miesięcznego rozliczenia. Koszty zewnętrznej księgowości zależą od skali prowadzonej działalności. Stawki mogą zaczynać się już od 80 zł i sięgać nawet 2000 zł w przypadku rozwiniętych Spółek, prowadzących skomplikowaną działalność na dużą skalę. Cena zależna jest od województwa, w którym poszukujemy biura rachunkowego. Najtańsze biura znajdziemy
w województwie lubelskim (ceny usługi zaczynają się od średnio 280 zł), a najdroższe będą występować w małopolskim oraz mazowieckim (cena usług to średnio 300 zł).
Obecnie na polskim rynku znajduje się wiele podmiotów, które świadczą dla klientów usługi księgowe i są określane biurem księgowym. W raporcie Przyszłość zawodu księgowego w Polsce z 2022 roku, Szacuje się, że w Polsce działa ok. 70 tys. biur rachunkowych, a liczba samych księgowych może sięgać nawet 400 tysięcy. Część z nich specjalizuje się w obsłudze jednoosobowych działalności gospodarczych, a część w obsłudze dużych spółek. Stale rosnąca konkurencja na tym rynku wymusza rozszerzanie portfela usług biur rachunkowych, które często poza samą księgowością, zajmują się również doradztwem podatkowym i kadrami. Inwestują także w najnowszą technologię, aby być jak najbliżej swoich klientów. Przy podejmowaniu ostatecznej decyzji, poza innymi spersonalizowanymi kryteriami, trzeba mieć na uwadze zarówno kompetencje pracowników jak i rozwój technologiczny biura księgowego. Poniżej znajdziecie listę rzeczy, na które powinniście zwrócić szczególną uwagę przy nawiązywaniu współpracy z biurem księgowym.
Zakres usług biura księgowego
Mnogość podmiotów, oferujących swoje usługi księgowe nie oznacza, że wszystkie mają podobną lub taką samą ofertę. Należy zweryfikować jakie czynności wchodzą w zakres księgowości i są liczone w pakiecie, a za jakie usługi będziemy musieli dodatkowo zapłacić. Często podstawowe czynności związane z prowadzeniem księgowości, takie jak rozliczenia faktur czy kontrola przesyłania zobowiązań podatkowych, są w pakiecie. Jednak jeśli chcielibyśmy zasięgnąć porady w zakresie optymalizacji podatkowej, będzie wymagało to dodatkowych opłat. Warto przeanalizować kilka ofert w zakresie usług, jakie biuro księgowe wykonuje i jakie będą nam potrzebne na co dzień, a jakie będą dla nas wymagane okazyjnie. Należy też zweryfikować czy wszystkie usługi, będące w podstawnym pakiecie usług, są dla nas konieczne i zweryfikować czy będzie można je wyłączyć lub zastąpić innymi usługami.
Wielkość zespołu
Odpowiednio rozbudowany zespół jest gwarancją ciągłości pracy. W przypadku nieprzewidzianej obecności w pracy dedykowanej dla nas księgowej, przy rozbudowanym zespole, jej praca zostanie scedowana na inną osobę. Transfer taki nie zaszkodzi terminowości i prawidłowości naszych rozliczeń. Wielkość zespołu jest również ważna ze względu na rozległe doświadczenie, przez które pracownicy mogą uzupełniać się kompetencjami. Większa liczba pracowników w kryzysowej sytuacji kilku pracowników może sprawnie podołać wyzwaniom merytorycznym oraz rozwiązać problem
w określonym, często krótkim, czasie.
Doświadczenie i kompetencje pracowników
Przed podjęciem współpracy z danym biurem księgowym warto poprosić o wskazanie doświadczenia
i kompetencji pracowników tego biura. Można zapytać również o posiadane licencje czy certyfikaty dla księgowych. Jest to ważny aspekt, gdyż prawo nie przewiduje konieczności posiadania licencji księgowego, zarówno dla właściciela biura, jak i jego pracowników. Prośba o przedstawienie doświadczenia i kompetencji pracowników może dać nam obraz sytuacji w firmie. Jeśli nie posiadają oni doświadczonej kadry, musimy liczyć się z tym, że w przypadku wystąpienia bardziej skomplikowanego problemu, nie będą w stanie oni temu zaradzić. Dodatkowo przy braku rozległego doświadczenia może dojść do błędów, wynikających z niewiedzy. Pracownicy biura księgowego powinni regularnie uczęszczać w kursach księgowości w celu pogłębiania swojej wiedzy. Należy zwrócić również uwagę na szkolenia, jakie przechodzą pracownicy i czy ich wiedza jest aktualizowana na bieżąco. Przy księgowości nie ma nic gorszego niż zdezaktualizowane dane, na których podstawie wykonuje się jakieś działania. Dlatego doświadczenie i kompetencje pracowników, a także aktualizowanie przez nich wiedzy, jest czynnikiem, który powinniśmy weryfikować przed podpisaniem umowy z danym biurem.
Zastosowanie aplikacji lub innych technologii
Rozwój technologii pozwala nam na wykonywanie pewnych czynności bez konieczności kontaktu osobistego. Jest to ważne w szczególności w przypadku pandemii, gdy możliwość spotkania się została mocno ograniczona. Stąd ważnym jest sprawdzenie czy dane biuro jest przygotowane technologicznie do obsługi zdalnej klienta, czy polega na osobistym dostarczaniu przez niego dokumentów. Im większy stopień zastosowania technologii, w tym specjalistycznych portali dla Klientów przez który mogą oni przekazywać dane i kontaktować się z dedykowaną księgową, tym łatwiej będzie nam się z danym biurem skomunikować. Dodatkowo ważna jest znajomość specyficznych dla księgowości programów między innymi Płatnika lub programów służących do przygotowywania sprawozdań finansowych.
W celu weryfikacji warto dopytać się na jakich systemach biuro pracuje i czy posiadaj systemy, które wspierają klienta oraz jego kontakt z biurem.
Bezpieczeństwo dokumentacji i ochrona danych
Dane firmy powinny być jak najlepiej chronione, co w dobie cyfryzacji oznacza głownie ich bezpieczne szyfrowanie. Przy wyborze biura księgowego ważnym jest sposób w jaki ono zabezpiecza dane i jak je przechowuje. Weryfikacji wymaga forma przechowywania dokumentacji- czy występuje ona w formie papierowej, cyfrowej, czy jest archiwizowana w obu tych formach. Warto zapytać czy firma przeprowadzała audyt bezpieczeństwa albo jakiego rodzaju zabezpieczenia stosuje. Przy kontakcie z biurem można dopytać również o wewnętrzne polityki bezpieczeństwa, zabezpieczenia serwerów, a przede wszystkim w jaki sposób zabezpieczone są dane przed utratą i czy posiadają kopie zapasowe fizycznie na dyskach, czy wszystko odbywa się w chmurze. Przenosząc dokumenty firmy do podmiotu zewnętrznego jesteśmy narażeni na ich przejęcie lub utratę, stąd duży nacisk powinniśmy położyć na ochronę danych i bezpieczeństwo dokumentacji.
Specjalizacja w branży
Część podmiotów na rynku zajmuje się specjalistycznym prowadzeniem biura rachunkowego dla danych działalności. Wyszukanie takiego biura może być dla nas korzystne, jeśli działamy
w specyficznie uregulowanej branży, która znacząco odróżnia się od zwykłej formy prowadzenia działalności. Przykładem takiej działalności może być działalność związana z rolnictwem, które podlega specyficznym regulacjom rozliczeniowym. Wyszukanie biura specjalizującego się w branży jest wskazane również dla dużych firm, prowadzących działalność gospodarczą na dużą skalę. W takich przypadkach wyspecjalizowane księgowe będą znacznie lepsze niż uniwersalne.
Ubezpieczenie biura rachunkowego
Zlecając prowadzenie księgowości profesjonalnemu podmiotowi powinniśmy być przekonani o jego kompetencjach oraz zatrudnianiu wykwalifikowanej kadry. Możemy zakładać, że zatrudnieni
w profesjonalnym biurze rachunkowym pracownicy, zapewnią prawidłowość rozliczeń księgowo-podatkowych. W przypadku ewentualnych pomyłek biuro rachunkowe powinno mieć ubezpieczenie. Warto zweryfikować czy dane biuro posiada polisę OC, mimo że nie jest obowiązkowa, gdyż ułatwi nam to ewentualne uzyskanie odszkodowania.
Aktywne podejście do realizacji zadań
Zdarza się, że biuro rachunkowe jest bierne i oczekuje przesłania dokumentów przez Klienta. Jest to zrzucenie odpowiedzialności z tytułu opóźnienia na Klienta. Powinniśmy weryfikować jakie podejście ma rozważane przez nas biuro rachunkowe. Czy przypomina ono o zbliżających się terminach, czy przypomina o przesłaniu koniecznych dokumentów. Aktywne podejście jest bardzo ważne przy takiej współpracy, gdyż gdy weryfikowanie terminów i przesyłanie wszystkich dokumentów leży po stronie Klienta, jedynym zadaniem takiego biura jest dokonanie poprawnych rozliczeń.
Referencje innych klientów
W obecnych czasach bardzo łatwo zbadać opinie klientów o danej firmie. Warto zweryfikować opinie w Google lub za pomocą przedstawionych przez biuro referencji. Przede wszystkim powinniśmy być zainteresowani opinią podmiotów, które prowadzą podobną w skali działalność.
Najlepszą metodą na wybór biura księgowego jest skierowanie zapytania do kilku podmiotów,
a następnie porównanie ich w zakresie usług, cen oraz opinii klientów. Nie warto kierować się jedynie kryterium ceny, gdyż może okazać się, że wybrana przez nas najtańsza oferta nie zawiera wielu usług, za które będziemy musieli dopłacić. Ważnym jest uwzględnieniem przy wyborze doświadczenie
i wielkość zespołu biura rachunkowego, a także jego aktywność. Na pewno decydując się na współpracę z profesjonalnym podmiotem, zamiast nauki księgowości krok po kroku, na pewnym etapie działalności da nam większą swobodę działania. Jednak jeśli dopiero zaczynamy naszą działalność lub chcemy mieć kontrolę nad finansami firmy, zdecydowanie bardziej adekwatne będzie prowadzenie samodzielne księgowości lub przez wewnętrzną, etatową księgową. Będzie to od nas wymagało wysiłku i pogłębienia wiedzy np. na kursach lub dedykowanych szkoleniach, ale pozwoli na pełną kontrolę nad naszym przedsiębiorstwem. Jeśli cenisz za to profesjonalizm, a swój czas chcesz poświęcić kolejnym projektom, zdecydowanie zewnętrzna księgowość
